Transformation erfolgreich gestalten

Stellvertretend für Cassini eröffnete Linda Friederich den Nachmittag mit einer kurzen fachlichen Einordnung zur Rolle der IT und der Entwicklung der letzten Jahre. Dabei lag der Fokus auf der steigenden Relevanz der IT in allen wertschöpfenden und differenzierenden Prozessen und die damit steigenden Anforderungen. Hauptaugenmerk legte sie dabei auf die Evolution der IT: Vom Dienstleister zum wertstiftenden Enabler. Möglich ist dies aber nur durch einen Zuwachs des Business-Know-hows bei den Mitarbeitenden. 

Zudem sind eine hohe Flexibilität bzw. Agilität vor dem Hintergrund der herrschenden VUCA-Welt erforderlich.

An die thematische Einordnung schloss sich Kai Hannemann mit seiner Keynote „Warum jede IT VUCA kann“ an. Sein Take-Away aus langjähriger Erfahrung als Berater und IT-Verantwortlicher: „Die Welt verändert sich, aber der Kern bleibt gleich.“

Aus Hannemanns Sicht haben sich die Anforderungen an die Unternehmen im Laufe der Zeit gewandelt und mit ihnen der Auftrag an die IT. Folglich müssen auch die benötigten Fähigkeiten angepasst werden und eine gewisse Unsicherheit entsteht. Der Kern der Veränderung liegt in der Stabilität des Umfelds: So gab es beispielsweise früher lange und stabile Phasen, heute jedoch stetige und schnelle Veränderungen im Marktumfeld. Durch diese Schnelllebigkeit verändert sich der Auftrag an die IT zu einer schnellen, flexiblen und reaktionsfähigen Rolle. 
Das Verstehen der Herausforderung und der Akzeptanz der Andersartigkeit zeigt auf, welche neuen Fähigkeiten erworben werden und welche planvollen Maßnahmen erfolgen müssen. 

Hannemann nutzte das Chynefin Modell nach Snowden, um die Aufgabenstellung der Welt zu veranschaulichen und um aufzuzeigen, dass in erster Linie ein Wandel von der Kompliziertheit hin zu der Komplexität der Aufgaben stattfindet. 

Die daraus abgeleitete Frage, ob für diese neuen Aufgaben auch die richtigen Mitarbeitenden vorhanden sind, bezeichnete Hannemann als Trugschluss. Jede Gruppe von Menschen könne sich durch den Erwerb neuer Fähigkeiten an neue Anforderungen anpassen. Aufgabe der Führungsebene ist es, zu bestärken und zu begleiten und die entsprechenden Ressourcen bereitzustellen. 

Die beiden wichtigsten Erkenntnisse für das Top Management sind seiner Erfahrung nach dabei „Wir können das!“ als auch die Haltung, dass diese Anpassungen ein langfristiger und anstrengender Weg sind. Für Hannemann steht fest: Durch diese Selbstreflexion, das Verstehen der Herausforderungen, Lernen neuer Fähigkeiten und das Ableiten von planvollen Maßnahmen, kann jede IT VUCA! 

Die anschließende Diskussion machte deutlich, dass hier größtenteils Konsens besteht und der neuralgische Punkt das Überzeugen des Top Managements ist, um ausreichende Ressourcen zu erhalten. 

* Das Wort VUCA als Akronym steht für volatility (Volatilität), uncertainty (Ungewissheit), complexity (Komplexität) und ambiguity (Ambiguität).

Im Anschluss erörterten die Teilnehmenden in Workshops die Frage, welche Fähigkeiten die IT der Zukunft brauchen wird und welche dagegen nicht mehr so relevant sind.
Dabei wurde schnell klar, dass es sehr wenige Fähigkeiten gibt, die an Bedeutung verlieren, da auch Betriebsaufgaben mit Fokus auf Stabilität weiterhin wichtig bleiben. Für manche CIOs stand jedoch fest, dass sie diesen Teil der IT mittelfristig outsourcen möchten, um die entsprechenden Kapazitäten auf wertstiftende(re) Aufgaben bündeln zu können.

Weitere wichtige Aspekte bezogen sich auf die IT als “Anforderungs-Challenger”, der ausgestattet mit Business Know-how die Anforderungen der Fachbereiche sinnvoll weiterentwickelt und die Business Case-Frage stellt. Zudem wurden Management-, Projekt- und Vordenkerqualitäten als selbstverständlich erachtet, ebenso neue technologische Skills wie bspw. künstliche Intelligenz.

Im regen Austausch wurde diskutiert, dass nicht nur die IT, sondern auch der Fachbereich in Bewegung kommen muss, um die meist ehrgeizigen Digitalziele zu erreichen.

Stefanie Pötsch berichtete eindrücklich vom Transformationsweg der GS1. Im Greenfieldansatz wurde die IT des Unternehmens erneuert: neues ERP, neue Prozesse. Dafür wurden zuerst Grundprinzipien aufgestellt und gemeinsam mit der Geschäftsführung ein Regelwerk verabschiedet. Im Fokus stand dabei die Standardisierung und nach der Grundregel “Process follows Tool” wurde kein Stein auf dem anderen gelassen. Jede Abweichung vom Standardprozess musste direkt bei ihr persönlich als COO beantragt bzw. genehmigt werden. Abweichende Prozesse bisher: Null.

Die Transformation war und ist anstrengend, so Pötsch, aber grundlegend erfolgreich. Insbesondere die Investments in intensives Projekt- und Programmmanagement und das Hinterfragen der aktuellen Strukturen, Rollen und Kompetenzen waren essenziell. Außerdem war auch ein professionelles Change Management mit intensiver Kommunikation und unterstützt durch Expert*innen entscheidend. Klare Kommunikation, startend mit der ersten Folie mit dem Statement „ab jetzt wird nie wieder so gearbeitet, wie wir es heute machen“, setzten hier den Rahmen. Aber auch die Befähigung durch Schulungen im Self- und Videolearning sieht Pötsch als erfolgskritischen Change-Faktoren. 

Zum Schluss gab Pötsch zu bedenken, dass die Änderung der Software deutlich weniger Energie raubt als die Anpassungen von Arbeitsweisen und Denkmustern. Denn erfolgreich ist die Transformation erst, wenn sie von allen verinnerlicht wurde.

• Die Welt ist im Wandel, aber der Kern bleibt gleich
• Der Auftrag an die IT hat sich verändert, die benötigten Fähigkeiten ebenfalls
• Den Wandel akzeptieren, „anderes“ verstehen, um es nutzen zu können
• Transformation ist ein Marathon, kein Sprint
• Trust the process – consistency is key 

Wir danken allen Impulsgebern und Teilnehmenden für die Einblicke und den Erfahrungsaustausch!