Warum wir die Einführung von Enterprise Architecture Management parallel zu ERP-Projekten empfehlen

Die Einführung eines neuen ERPs gehört für die meisten Unternehmen zu den größtmöglichen Projekten mit IT-Bezug. Deshalb bemerke ich bei vielen Unternehmen, bei denen ich unterwegs bin, seit einiger Zeit eine gewisse Unruhe, denn aufgrund des auslaufenden Supports für SAP ERP ECC stehen sie vor der Herausforderung, entweder auf SAP S/4HANA zu wechseln oder sich der Frage zu stellen, welches alternative System ihre Geschäftsprozesse und Anforderungen abbilden kann.

Was die Aufgabe so groß macht, ist, dass ein ERP in den wenigstens Unternehmen für sich steht. Als Enterprise Ressource Planning System ist es zwar oftmals das Herzstück der IT-Landschaft und vereint bereits einen großen Teil der vorhandenen Prozesse und Ressourcen auf sich. Allerdings gibt es in der Regel auch noch diverse flankierende bzw. komplettierende Applikationen, die bei der Neubeschaffung und Planung eines ERPs mitberücksichtigt werden müssen. Beispielhaft genannt seien hier Spezial-Applikationen wie HSEQ-Software, nachgelagerte Systeme für die bilanzielle Konsolidierung oder – häufig selbstgestrickte – Planungs- und CRM-Anwendungen.

Dazu kommen Tools, die in historisch gewachsenen IT-Landschaften Aufgaben erledigen, die heute eigentlich mit Standardsoftware abbildbar wären. Daraus resultiert eine komplizierte IT-Architektur, die im Rahmen eines ERP-Projektes ohnehin analysiert werden muss und in diesem Zuge bestenfalls direkt aufgeräumt wird. Ein neues ERP ist also wirklich ein umfangreicher Prozess.

Was ist EAM?

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Was ist EAM?

Enterprise Architecture Management verknüpft IT und Business eines Unternehmens. Dabei wird die vorhandene IT-Landschaft analysiert und zusammen mit den Geschäftsprozessen in einer übersichtlichen Gesamt-Architektur abgebildet. In dieser Enterprise-Architektur bilden Business-, Applikations-, Infrastruktur- und Informationsarchitektur jeweils eigene Schichten. Das EAM bietet eine hohe Transparenz zwischen den einzelnen Schichten. So ermöglichen vorab definierte (Governance-) Prozesse, Methoden, Rollen und geeignete Tools z.B., Abhängigkeiten und Redundanzen aufzudecken.

Ziel des Enterprise Architecture Management ist es, die IT-Landschaft an der Unternehmensstrategie auszurichten und weiterzuentwickeln. Ein etabliertes EAM ist dann die Grundlage, um IT-Entscheidungen und -Projekte vorab hinsichtlich ihrer Komplexität und ihres Risiko-Nutzen-Faktors zu bewerten.

ERP-Projekte: Analyse & Design

Zum Start eines ERP-Projektes empfehle ich meinen Klienten in der Regel, dass wir gemeinsam umfassend das Unternehmen und seine IT-Landschaft betrachten. Dazu gehören:

die Geschäftsprozesse und Ressourcen (in den betroffenen Bereichen)
die Applikationslandschaft und die Schnittstellen
die unterschiedlichen Datenquellen und -flüsse
die zugrunde liegende Infrastruktur.

Auf dieser Basis haben unser Team und unsere Auftraggeber schließlich einen vollständigen Überblick über den Status Quo. Hierbei fallen oftmals bereits besonders kritische Bereiche ins Auge, die mit hoher Priorität berücksichtigt werden sollten.

Im Anschluss oder oftmals auch parallel erstellen wir mit Ihnen unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmens- und IT-Strategie Prozess- und Capabilitymaps im Future Mode of Operations (SOLL-Zustand) und ergänzende Datenfluss- und Schnittstellendiagramme.

Auf dem Weg vom IST- zum SOLL-Zustand empfehle ich, auch angrenzende Bereiche und Applikationen kritisch zu hinterfragen. Die Einführung eines neuen ERPs ist der richtige Moment, um altgediente Zöpfe in System- und Geschäftsprozessen abzuschneiden. Überall dort, wo die Bestandslösung nicht eindeutig wertschöpfend ist, sollte ein Wechsel zum heutigen Standard angestrebt werden, um Systeme leichter wartbar und updatefähig zu machen.

Dieses Analyse- und Dokumentations-Vorgehen zu Beginn des ERP-Projektes mache ich bei Unternehmen gleichzeitig auch zur Grundlage für eine initiale EAM-Einführung nach dem „Lean EAM“-Ansatz von Cassini. Die im Rahmen des ERP-Projektes erstellten Artefakte und Analysen sind eine perfekte Ausgangsbasis. Zusätzlich müssen lediglich ein EA-geeignetes Tooling, einige Governance-Prozesse und klare Verantwortlichkeiten etabliert werden. Daher ist meine klare Empfehlung, dass Sie die Chance ergreifen und die bei der Einführung des ERP-Systems entstehenden Artefakte langfristig nutzbar zu machen, die Synergie nutzen und so einen signifikanten Vorteil für spätere IT- und Digitalisierungs-Initiativen in Ihrem Unternehmen schaffen.

Welche Chancen EAM im ERP-Projekt bietet

Ganzheitlicher Überblick:

EAM ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die gesamte Unternehmensarchitektur. Dieser Überblick hilft dabei, die Auswirkungen der Einführung oder Änderung des ERP-Systems auf andere Teile des Unternehmens zu verstehen und besser zu planen.

Standardisierung und Konsistenz:

EAM ermöglicht die Festlegung von Standards, Richtlinien und Best Practices für die gesamte Unternehmensarchitektur. Dies erleichtert die Integration des ERP-Systems in die bestehende IT-Landschaft.

Optimierung der Ressourcen:

EAM hilft dabei, Redundanzen und Inkonsistenzen in der IT-Landschaft zu identifizieren und zu beseitigen.

Flexibilität und Agilität:

EAM ermöglicht es, die Unternehmensarchitektur flexibler zu gestalten. Dies ermöglicht es, Anforderungen schneller umzusetzen, welche im Laufe der Zeit auch das ERP-System betreffen werden.

Risikomanagement:

EAM unterstützt bei der Identifizierung und Bewertung von Risiken, auch im Zusammenhang mit dem ERP-Projekt. Durch eine bessere Planung und Steuerung können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und gemindert werden.

Lean EAM & nachhaltige Einführung

Wie ich bereits angesprochen hatte, bezieht sich dieser Vorschlag auf unseren Cassini-„Lean EAM“-Ansatz. Dieser nutzt ein vorhandenes Metamodell, um die relevanten Sichten und Ebenen auszuwählen und mit bedarfsorientierten Artefakten aufzubauen. Das zugrundeliegende Metamodell und die bewährten Vorlagen ermöglichen es Ihnen mit geringem Aufwand, die Ergebnisse der ERP-Einführung initial strukturiert zu erarbeiten und langfristig zu nutzen.

Die mit dem ERP-Projekt geschaffene Ausgangsbasis nutzen wir, um mit Ihnen ein Zielbild für das EAM zu formulieren und eine schlanke EAM-Governance einzuführen. Diese wächst mit dem EAM-Reifegrad Ihres Unternehmens, so dass auch Ihre zukünftigen Digitalisierungsprojekte von den Ergebnissen profitieren.

Ihre neuen Führung- bzw. Verwaltungsstrukturen sollten schlank und pragmatisch sein, so dass Ihr Unternehmen nicht mit Gremien, Rollen, SOPs und Templates erschlagen wird – dies gilt insbesondere im Hinblick auf mittelständische Unternehmen. So kann z.B. allein die Ernennung eines Enterprise Architects einen großen Mehrwert schaffen. Dieser bringt die im Projekt erhobenen Artefakte in Zusammenhang, indem er sie als Business-, Applikations- und Infrastrukturebene im EAM-Tool erfasst und so den Grundstein für die transparente Enterprise Architecture legt.

Auf diesem Grundstein können Enterprise Architect und CIO die Enterprise Architecture sukzessive weiter abbilden und weiterentwickeln.

Wir, also meine Kolleginnen und Kollegen bei Cassini und ich, unterstützen Sie sowohl dabei, die für das ERP nötigen Artefakte zu erarbeiten, als auch bei der EAM-gerechten Aufarbeitung bereits vorhandener Artefakte. Vom Konzept über das Tooling bis zur Umsetzung sind wir die richtigen Ansprechpartner für Sie. Sprechen Sie uns also gerne an.

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Enterprise Architecture Management

Ihre Digitalisierungsstrategie zeigt Ihnen mit klar definierten Zielen und strategischen Vorgaben auf, wo Sie im Zuge der Digitalisierung langfristig hinwollen. Nun geht es darum, diese Strategie mit Leben zu füllen, also eine konkrete Umsetzungsplanung auszugestalten, um so von Ihrem Ist-Zustand ein definiertes Zielbild zu erreichen. Wir unterstützen Sie bei der Etablierung und Operationalisierung Ihres EAM, auditieren Ihren Status Quo und entwickeln mit Ihnen Ihre Ziel-Architektur.

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