Peer to Peer IT-Benchmarking
Die IT-Organisationen in mittelständischen aber auch in öffentlichen Unternehmen befinden sich seit mehreren Jahren in einem extremen Spannungsfeld von steigenden IT-Kosten, knappen Ressourcen und tendenziell wachsender Komplexität durch die Einbindung neuer Technologien, bei gleichzeitiger Wahrung von Informationssicherheit und Datenschutz. Diese Herausforderungen sind unternehmensübergreifend recht ähnlich, die Strategien diesen zu begegnen hingegen vielfältig. Die unternehmensindividuelle Ausgestaltung der IT reicht vom Full-Outsourcing aller Leistungen, über den selektiven Zukauf ausgewählter Leistungen bis hin zum kompletten In-House-Betrieb der IT. Welche Strategie die erfolgreichere ist, lässt sich aufgrund der Vielschichtigkeit der Fragestellung kaum pauschal bestimmen. Eine erfolgreiche IT-Organisation stellt alle benötigten IT-Leistungen in angemessener Qualität und Ausstattung bereit, unterstützt die Geschäftsprozesse des Unternehmens und bewerkstelligt all dies zu angemessenen Kosten.
Es existiert eine bewährte Methode, die einen unternehmensübergreifenden Vergleich von IT-Leistungen ermöglicht und somit quantifizierbare Ergebnisse auf die Frage nach dem erfolgreicheren Ansatz für die IT liefern kann. Diese Methode ist das Peer-to-Peer IT-Benchmarking, eine Gegenüberstellung auf Basis harter Zahlen und Fakten als Diskussionsgrundlage möglicher Optimierungen und Stellhebel.
Was ist Peer to Peer IT-Benchmarking?
Beim Peer-to-Peer IT-Benchmarking schließen sich mehrere teilnehmende Unternehmen zusammen und führen einen Kosten- bzw. Preis-Vergleich innerhalb des Teilnehmerfeldes durch. Ein solches Teilnehmerfeld kann sowohl einen homogenen als auch einen heterogenen Branchenmix aufweisen.
In einem homogenen Peer-to-Peer-Vergleich werden Unternehmen innerhalb einer Branche miteinander verglichen. Durch ein solches brancheninternes Benchmarking ist sichergestellt, dass die von der IT gestützten Geschäftsprozesse und somit die IT-Anforderungen ähnlich sind. Im Benchmarking identifizierte Kostenunterschiede sind somit direkt auf die IT-Leistungserstellung zurückzuführen und können durch KPI-Analysen herausgearbeitet werden.
Bei einem heterogenen Peer-to-Peer Benchmarking erfolgt die Gegenüberstellung branchenfremder Unternehmen. Durch die unterschiedliche Branchenzugehörigkeit sind die Anforderungen an die IT im Teilnehmerfeld ebenfalls unterschiedlich, sodass für einen direkten Kostenvergleich miteinander nicht alle Teilnehmer optimal geeignet sind. Der Branchenmix hat allerdings den großen Vorteil, den Teilnehmern einen „Blick über den Tellerrand“ der eigenen Unternehmenssituation zu gewähren. Gerade die Handhabung ähnlicher Herausforderungen in einem anderen Branchenkontext kann wertvolle Impulse liefern, die in der eigenen IT-Organisation womöglich übersehen worden wären.
Den Untersuchungsbereich im Peer-to-Peer Benchmarking bestimmen die Teilnehmer gemeinsam. Dabei ist es sowohl möglich, nur einzelne ausgewählte Bereiche zu fokussieren (z. B. End-User-Computing, Applikationen oder das Netzwerk), als auch die gesamte kommerzielle IT der Unternehmen miteinander zu vergleichen. Der fokussierte Blick auf einzelne ausgewählte Bereiche erlaubt eine tiefergreifende Analyse der Leistungen und eine detailliertere Auswertung leistungsspezifischer Kennzahlen (Prämisse: Die erforderlichen Größen müssen im Unternehmen verfügbar sein). Der umfassende Blick auf die gesamte IT ist hingegen besser geeignet, um übergreifende Aussagen zu treffen und um „Pain-Points“ zu identifizieren, bei denen eine weiterführende Detailuntersuchung sinnvoll ist. Cassini wertet für den festgelegten Untersuchungsbereich in jedem Projekt ein Standard-Set an aussagekräftigen Kennzahlen zur Messung der IT-Effizienz aus (z. B. zugeordnete FTE zu IT-Leistungen, Ausstattungskennzahlen für User). Zusätzlich zu diesem Standard-Set können im Teilnehmerkreis Projekt-individuelle Kennzahlen definiert werden, die ergänzend erhoben und ausgewertet werden.
Ein Peer-to-Peer Benchmarking-Projekt lässt sich somit auf die Fragestellungen und Wünsche der Teilnehmer hin optimal zuschneiden, um für jeden den maximalen Mehrwert zu liefern. Für die Sicherstellung eines objektiven und belastbaren Vergleichs der teilnehmenden Unternehmen steuert Cassini das Projekt und folgt dabei einer standardisierten, transparenten und erprobten Methodik.
Datenerfassung
Die Datenerfassung bildet das Herzstück des Peer-to-Peer Vergleichs. Die Cassini Benchmarking-Experten führen separate Erfassungsworkshops mit jedem teilnehmenden Unternehmen durch und befragen Wissensträger aus dem IT-Bereich sowie dem Controlling. In den Workshops werden gemeinsam die standardisierten Fragebögen besprochen und alle relevanten Informationen erhoben, die zur korrekten Bewertung der IT-Services benötigt werden. Die Abfragen in den Fragebögen umfassen sowohl übergreifende Unternehmensdaten als auch leistungsspezifische Informationen zum Leistungsschnitt, vereinbarten Servicequalitäten sowie zur Dimensionierung der Leistungen anhand von Mengen. Weiterhin werden alle bei der Leistungserstellung entstehenden IT-Kosten detailliert und nach Kostenarten (z. B. Personal, Hardware, Software, Dienstleistungen) getrennt erfasst.
Bei allen Teilnehmenden werden in den Workshops identische Fragebögen von einem personell konstant besetzten Cassini-Team befüllt, womit eine Gleichbehandlung übergreifend relevanter Themen und somit auch die Vergleichbarkeit der Ergebnisse sichergestellt ist.
Normalisierung
Nachdem von allen Teilnehmenden vollständig ausgefüllte Fragebögen vorliegen, werden die darin eingetragenen Informationen analysiert und insbesondere auf Leistungsabweichungen hin untersucht. Der Schnitt jeder Leistung kann für alle Teilnehmer transparent miteinander verglichen werden. Wenn bei diesem Vergleich auffällt, dass ein Teilnehmer eine Teilleistung abweichend zu den übrigen Teilnehmern erbringt, so wird diese Abweichung untersucht und bewertet. Signifikante Abweichungen werden durch eine Normalisierung ausgeglichen, die in einem Aufschlag oder Abschlag auf die Kosten der jeweiligen Leistung resultiert und somit die Vergleichbarkeit im Benchmarking sicherstellt. Die Anwendung von Korrekturen auf die IT-Kosten der Teilnehmer wird den Teilnehmern transparent aufbereitet, sodass die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse stets gesichert ist.
Beispiel: Teilnehmer 1 hat für jeden seiner E-Mail-User ein kostenpflichtiges Online-Archiv gebucht, alle anderen Teilnehmer verwenden keine E-Mail-Archivierung. Der Teilnehmer 1 weist somit eine Mehrleistung auf, die in direkter Folge zu Mehrkosten führt. Die Mehrkosten können quantifiziert werden und werden als Abschlag von den Kosten des Teilnehmers subtrahiert. Das Ergebnis ist ein E-Mail-Service, der einen für alle Teilnehmer vergleichbaren Leistungsschnitt aufweist.
Strategischer Austausch
Eine der großen Stärken und Potenziale im Peer-to-Peer Benchmarking liegt im offenen und unternehmensübergreifenden Austausch von IT-Fachleuten. In moderierten Strategie-Workshops können die Teilnehmenden aktuelle Fragestellungen, Herausforderungen und Lösungsstrategien besprechen. Im Rahmen einer Vortragsreihe erhalten alle die Gelegenheit, ihren individuellen Lösungsansatz für ein gemeinsam im Vorfeld abgestimmtes Thema vorzustellen (z. B. Cloud-Nutzung, Netzwerkkonzepte, Endgeräte-Strategien oder Security-Maßnahmen). Eine anschließende offene Diskussionsrunde gibt den IT-Fachleuten die Gelegenheit, den Erfahrungsaustausch zu vertiefen, Detailfragen zu stellen und gegebenenfalls Kooperationen zu begründen. Der intensive fachliche Austausch ermöglicht es den Teilnehmern, sich gegenseitig besser kennenzulernen und die im nächsten Schritt ermittelten Benchmarking-Ergebnisse besser zu interpretieren (z. B. direkter Vergleich der Arbeitsplatzkosten zweier Teilnehmer, von denen einer Cloud-First nutzt und der andere alles im eigenen Rechenzentrum betreibt).
Benchmarking und Handlungsempfehlungen
Im Benchmarking kommt es nun zur Gegenüberstellung der Stückkosten der einzelnen IT-Services (z. B. Kosten pro User-Account in Euro pro Monat), die im Teilnehmerfeld untersucht werden sollen. In einer übersichtlichen Darstellung werden die Benchmarking-Ergebnisse (üblicherweise die Stückkosten pro Service und Monat) aller Teilnehmer in einem Säulendiagramm pro IT-Leistung nebeneinandergestellt.
Das Ergebnisformat für die Präsentation von Ergebnissen im Bereich Bürokommunikation könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Zusätzlich zu den Benchmarking-Ergebnissen werden weiterhin servicespezifisch aussagekräftige Kennzahlen berechnet und einander gegenübergestellt. Die Kennzahlen ermöglichen unter anderem Aussagen zur Effizienz und Marktüblichkeit der IT-Leistungserstellung und der IT-Ausstattung. Die Analyse und Interpretation dieser Kennzahlen erlauben es, die beobachteten Unterschiede in den Benchmarking-Ergebnissen zu erklären und Optimierungspotenziale aufzuzeigen. Die identifizierten Optimierungspotentiale werden teilnehmerindividuell in Handlungsempfehlungen formuliert, die auf Wunsch unternehmensindividuell in Nachfolgeprojekten umgesetzt werden können.
Ergebnisworkshops
In einem gemeinsamen Ergebnisworkshop werden die Ergebnisse des Peer-to-Peer Benchmarkings dem Teilnehmerfeld präsentiert. In einer anschließenden Diskussionsrunde werden Rückfragen geklärt und das Verständnis der Projekt-Ergebnisse im Teilnehmerfeld gefestigt. Bedarfsweise kann zusätzlich eine separate Ergebnispräsentation in den einzelnen Unternehmen abgehalten werden, die eine tiefgreifendere und individuellere Besprechung einzelner Projekt-Ergebnisse ermöglicht. Auch können in diesem Rahmen Handlungsempfehlungen erläutert und mögliche Folgeaktivitäten konkretisiert werden.
Folgeaktivitäten
Im Rahmen des Benchmarking-Prozesses erhält Cassini tiefe Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche (z. B. Führung, IT-Organisation, Fachbereiche, Controlling) und ist mit den Herausforderungen, Spezifika und Rahmenbedingungen der Unternehmen bereits gut vertraut. Basierend auf diesem guten gemeinsamen Verständnis für individuelle Kundensituationen können identifizierte Handlungsfelder gezielt in Folgeaktivitäten verwandelt werden. Typischerweise ergeben sich aus einem Benchmarking heraus Handlungsfelder in den Bereichen:
- IT-Kostenmanagement: Detailanalysen zur vertiefenden Untersuchung von Auffälligkeiten, IT-Kostenoptimierung, IT-Kostenverrechnung
- IT-Service Management: Erstellung bzw. Optimierung des IT-Servicekataloges, Prozessreifegrad-Analysen
- IT-Sourcing: Ausschreibung von IT-Leistungen, Verhandlungsunterstützung bei Neuverhandlung bestehender Verträge
- Cloud & Technology: Erstellung oder Überprüfung der Digitalisierungs- oder Cloud-Strategie
- Service Excellence: Umsetzungsunterstützung operativer Projekte
Der Weg zu Ihrem Peer-to-Peer Benchmarking
Ihre Vorteile im Überblick
Wir möchten Ihnen vorschlagen, an einem Peer-to-Peer Benchmarking teilzunehmen. Sie erhalten dadurch die Gelegenheit, in einem überschaubaren Teilnehmerkreis
- Ihre IT-Kosten mit den anderen Teilnehmenden gegenüberzustellen,
- Ihre IT-Effizienz auf den Prüfstand zu stellen und diese anhand von belastbaren KPIs zu vergleichen,
- Ihre aktuellen Herausforderungen und Lösungsstrategien im offenen Austausch mit anderen Entscheidenden zu diskutieren und neue Impulse aufzugreifen,
- Ihre Optimierungspotenziale aufgezeigt und passgenaue Handlungsempfehlungen abgeleitet zu bekommen.
Ihre nächste Schritte
Haben wir Ihr Interesse geweckt, an einem Peer-to-Peer Benchmarking teilzunehmen? Nehmen Sie gern unverbindlich den Kontakt zu uns auf. Gern konkretisieren wir Ihr Vorhaben gemeinsam und beraten Sie bei der Ausrichtung des Benchmarkings. Die folgende Teilnehmergewinnung unterstützen wir ebenfalls und wir sorgen für die übergreifende Koordination des Benchmarking-Prozesses.
Warum Cassini?
Cassini Consulting ist der ideale Partner für die Durchführung eines Peer-to-Peer Benchmarkings. Dies gilt insbesondere für den Mittelstand, in dem wir seit vielen Jahren eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe im gesamten DACH-Raum pflegen. Cassini kennt die Herausforderungen und Rahmenparameter mittelständischer Unternehmen sehr gut und weiß, worauf diese ihren Fokus legen. Auch im öffentlichen Sektor begleitet Cassini anspruchsvolle Projekte in enger Zusammenarbeit mit Behörden und Ämtern von der Bundes- bis zur kommunalen Ebene und treibt gemeinsam mit diesen den digitalen Wandel und die Optimierung der IT voran.
Unsere Berater und Beraterinnen können langjährige Erfahrung in den Bereichen IT-Benchmarking, IT-Servicekatalog Management und IT-Sourcing aufweisen. Unsere Markterfahrung ist in vielen Iterationen in unsere bewährte Standard-Methodik und unsere Werkzeuge eingeflossen, mit deren Einsatz jedes Peer-to-Peer Benchmarking nutzbare Erkenntnisse bringt, die zur Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer IT beitragen können.
Durch diese Expertise und Erfahrung liefern wir Ihnen mehr als nur einen Apfel-mit-Birnen-Vergleich. Klare Stellhebel, pragmatische Beratung und weiterführende Beratung aus einer Hand liefert Ihnen den Mehrwert, den Sie und Ihr Unternehmen konkret brauchen.
Kontaktieren Sie uns gerne
Bei weiteren Fragen sind wir für Sie da!
