EILT SEHR, Betrifft: Projektportfoliomanagement
Die öffentliche Verwaltung steht im Rahmen der Digitalisierung vor der Herausforderung, in einem hochdynamischen Umfeld mit sehr knappen Ressourcen die richtigen Projekte, möglichst effizient und über alle Interessengruppen (Stakeholder) sowie auf konkrete Ziele abgestimmt, durchzuführen, um den eigenen Anforderungen sowie denen der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. Mit dem Portfoliomanagement behalten Sie dabei Überblick und Kontrolle über die Gesamtheit aller Vorhaben. Im Praxistipp erfahren Sie, wie Sie Ihre Projekte richtig priorisieren.
Projektportfoliomanagement schafft mehr Überblick und Kontrolle
Wurde ein Projektportfoliomanagement einmal erfolgreich eingeführt, können viele Vorteile realisiert werden:
Praxistipps: Projekte richtig priorisieren
Ganzheitliche Projektpriorisierung einführen und zum Portfoliomanagement ausbauen
Priorisierungskriterien für IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung
Beziehen Sie in die Bewertung neben den Muss-Kriterien solche ein, die der Strategie, dem Nutzen, den Rahmenbedingungen oder den Risiken Rechnung tragen. Einige Beispiele haben wir für Sie zusammengestellt.
Priorisierungskriterien für IT-Projekte in der öffentlichen Verwaltung
Beziehen Sie in die Bewertung neben den Muss-Kriterien solche ein, die der Strategie, dem Nutzen, den Rahmenbedingungen oder den Risiken Rechnung tragen. Einige Beispiele haben wir für Sie zusammengestellt.
Muss-Kriterien
- Gesetzliche oder juristische Vorgaben inkl. Zieldatum – Es besteht eine gesetzliche Umsetzungspflicht inkl. zeitlicher Befristung.
- Betriebskritische Projekte – Die Projekte dienen der Aufrechterhaltung der aktuellen (kritischen) Infrastruktur und Dienste.
- Politische Vorgabe – Keine gesetzliche Verpflichtung, jedoch auf Grund politischer Entscheidungsfindung verpflichtende Umsetzung eines Vorhabens (meist unmittelbar, bspw. Bestandteil eines Koalitionsvertrages)
Weitere Bewertungskriterien
Strategie
- Beitrag zu IT-Strategie
- Beitrag zur digitalen Souveränität
- Beitrag zur Hausstrategie
- Beitrag Konsolidierung BUND oder andere übergreifende Maßnahmen
- Außenwirkung
- […]
Nutzen
- Optimierung laufender Fachverfahren
- Konformität zur IT-Architekturrichtlinie
- Wirtschaftlichkeit (WiBe!)
- Anzahl betroffene Mitarbeitende
- […]
Rahmenbedingungen
- Ressourcenaufwand
- Laufzeit
- Abhängigkeiten (bspw. BSI-Produktzulassungen)
- Inhaltliche Komplexität
- Organisatorische Komplexität (Anzahl involvierter Behörden)
- […]
Risiken
- Dringlichkeit / Gesetzliche Fristen (bspw. Betriebserhaltung)
- Konformität zum IT-Grundschutz
- Konformität zum Datenschutz
- Kapazitäten der verwaltungseigenen IT-Dienstleister
- Investitionsschutz*
- […]
* Investitionsschutz wird häufig als quasi Muss-Kriterium genutzt. Dies sollte jedoch zur Vermeidung von unkontrollierten Investitionsruinen vermieden werden.
