Das war der ZuKo 2024

In diesem Best-Practice-Dialog moderierten die Datenberater Stefan Volkmann und Maxim Perl ein Fachgespräch mit den zwei Chief-Data-Scientists der Datenlabore des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMVD), Dr. Verena Grass, und des Auswärtigen Amtes, Hans-Christian Mangelsdorf, sowie als Kontrast dazu die Head of Data & Analytics des Henkel-Konzerns – Dr. Katrin Botzen.

In Anbetracht des aktuellen – wenn auch nicht neuen – Hypes um Künstliche Intelligenz gibt es ein hohes Potenzial von generativer KI im öffentlichen Sektor, wie auch in der freien Wirtschaft. In der Praxis sind dem hohe Hürden entgegengesetzt, wie das Fehlen an qualifizierten Fachkräften, mangelnde Strategie und zersplitterte Initiativen, Probleme bei der Datenqualität und -verfügbarkeit sowie letztlich Herausforderungen und hohe Kosten der Implementierung. Wie also können Daten- und KI-Anwendungen in der Praxis gelingen?

Aus dieser Perspektive diskutierten die Führungskräfte der Datenlabore und des Henkel-Konzerns, wie sie mit derartigen Herausforderungen umgehen, auf welche Anwendungserfolge sie zurückblicken können und welche Erfolgsfaktoren sich daraus ableiten lassen. Dabei ging es um organisationsübergreifende Datenplattformen, Applikationen zur Prozessautomatisierung wie auch Chatbots, die auf verschiedenste interne Daten- und Dokument-Quellen zugreifen. 

Schnell zeigten sich dabei einige Unterschiede zwischen dem Handlungsspielraum der Verwaltung und eines Großkonzerns. Letzterer kann häufig aus weitaus mehr Ressourcen schöpfen, mehr Talente anziehen und gleichzeitig mit nur wenigen Prozent datengetriebener Verfahrensoptimierung bereits Unsummen an Kosten sparen – also signifikant zum Geschäftsergebnis beitragen. Die Datenlabore mögen hier eingeschränkt sein, allerdings ist es auch eine Luxussituation, sich nicht gewinnorientiert ausrichten zu müssen und Interessen von Minderheiten bei Entscheidungsprozessen einbeziehen zu können, wie Frau Dr. Grass kommentierte. Ebendas bringt datengetriebene Politikgestaltung voran. Demgegenüber beschrieb Frau Dr. Botzen, dass auch Unternehmen mit sehr grundlegenden Herausforderungen zu kämpfen haben, wie beispielsweise mit mangelnder digitaler Datenverfügbarkeit und -qualität wegen manueller, handgeschriebener Daten.  

Es entstand also die Einigkeit, dass die Verwaltung und die Privatwirtschaft bei der Erschließung von Daten und KI vielleicht gar nicht so unterschiedlich sind. Ebenso wurde Hans-Christian Mangelsdorf zugestimmt, dass es insbesondere das regelmäßige Neupriorisieren der aktuellen Use-Cases auf den höchsten Wertbeitrag für die Organisationsziele sowie die Schaffung schneller – und nicht perfekter – Lösungen ist, was Erfolg ausmachen kann. Den Mut zu neuen Ansätzen und Ideen muss man ebenso mitbringen, wie das Committment zur ständigen technischen Befähigung der Mitarbeitenden und der eigenen Infrastruktur. 

Im Mittelpunkt dieses Zukunftsforums standen Fragen zur effizienten Nutzung von Daten, zur Balance zwischen Datenschutz und Transparenz sowie zur Förderung einer besseren Interoperabilität. Dr. Susann Röcke brachte dazu unterschiedliche Akteure an einen Tisch: Eileen Fuchs (Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat), Marcel Hürter (Statistisches Landesamt Rheinland-Pfalz), Kathleen Jennrich (Bundesministerium für Finanzen), Jens Klessmann (Fraunhofer FOKUS), Alexander Köhler (Initiative D21), Betül Özdemir (Berlin) und Thomas Tursics (FITKO). Die Themen im Einzelnen:

1. Synergien heben und Doppelarbeit vermeiden: Es wurde betont, dass Daten, die bereits vorhanden sind, besser genutzt werden müssen, um unnötige Neuerhebungen zu vermeiden. Durch einen gezielten Austausch von Daten zwischen den Verwaltungsbehörden können Synergien geschaffen und die Effizienz gesteigert werden.
2. Transparenz als Treiber der Effizienz: Gesetzliche Anforderungen zur Veröffentlichung von Daten können die Nutzung optimieren und datenbasierte Entscheidungen in der Verwaltung fördern. Daten-Dashboards und Monitoring-Tools helfen dabei, Verwaltungsleistungen sichtbarer zu machen und Prozesse effizienter zu gestalten.
3. Interoperabilität durch gemeinsame Datenarchitektur: Die Notwendigkeit, eine einheitliche Datenarchitektur und semantische Standards zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten zu schaffen, wurde hervorgehoben. Nur so können Daten effektiv und sinnvoll für unterschiedliche Verwaltungsaufgaben genutzt werden.
4. Vertrauen in digitale Dienste stärken: Eine funktionierende digitale Verwaltung stärkt das Vertrauen der Bürger:innen. Wenn Verwaltungsdienste digital reibungslos funktionieren, steigert dies nicht nur die Zufriedenheit der Bürgerinnen, sondern verbessert auch die Transparenz in den Entscheidungsprozessen.
5. Politische und rechtliche Rahmenbedingungen anpassen: Moderne Gesetze, die den offenen Zugang zu Daten und deren Nutzung fördern, sind notwendig, um die Dateninfrastruktur auf eine zukunftssichere Grundlage zu stellen. Dazu gehören Gesetze zur Transparenz und zur Modernisierung von Registern, die die Leistungsfähigkeit der Verwaltung erhöhen.

Fazit: Um die Potenziale der Daten voll auszuschöpfen, braucht es eine umfassende Strategie, die über technische Fragen hinausgeht. Verwaltungsprozesse müssen auf den Austausch und die Nutzung vorhandener Daten ausgelegt sein, wobei Interoperabilität und Transparenz im Vordergrund stehen. Entscheidend für den Erfolg dieser Transformation ist eine Veränderung der Kultur hin zu einem "need to share"-Ansatz, der die Effizienz der öffentlichen Verwaltung langfristig sichern kann.

Senior-Partner Jan-Lars Bey war Teil der Diskussionsrunde am Abend. Erfahren Sie seine Sicht darauf, wie Politik und Verwaltung in Schwerpunktthemen besser zusammenarbeiten können.

„Gute Politik kann nur dann erfolgreich sein, wenn sie von einer effizienten und leistungsfähigen Verwaltung unterstützt wird. Die Leistungsbereitschaft der Verwaltung ist hierbei von zentraler Bedeutung, doch diese kann nicht dauerhaft ohne neue Ansätze und Befähigungen aufrechterhalten werden. Ein Kulturwandel in der Verwaltung ist unvermeidlich und muss jetzt konsequent angegangen werden, um die langfristige Leistungsfähigkeit sicherzustellen.

Es ist notwendig, eine neue Sicht auf die Verwaltung zu entwickeln, sowohl von Seiten der Politik als auch der Gesellschaft. Die Etablierung eines eigenständigen Politikfelds der Verwaltungspolitik könnte hierbei ein wichtiger Schritt sein. Dies würde die Bedeutung einer modernen, leistungsfähigen und serviceorientierten Verwaltung unterstreichen und den Rahmen für notwendige Reformen und Innovationen schaffen.

Verwaltung ist erlebbare Politik und muss daher effizient und bürgernah sein. Ein Kulturwandel, der auf eine nachhaltige Leistungssteigerung abzielt, ist entscheidend, damit die Verwaltung modernen Anforderungen gerecht wird, sich kontinuierlich weiterentwickelt und auf neue Herausforderungen flexibel reagiert. Eine solche Verwaltung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen und zukunftsorientierten Politik und in Folge maßgeblich für nachhaltige Stabilität in unserem Land.“

Vom Abendplenum erhoffte sich Moderator Albrecht von Lucke neue, konstruktive Impulse für die öffentlichen Debatte. Neben Jan-Lars Bey nahmen teil: Dr. Andreas Bovenschulte (Bremen), Dilek Kalayci (EPAM Systems), Ramona Schumann (Stadt Pattensen), Ulrich Silberbach (dbb Beamtenbund und Tarifunion), Malte Spitz (Gesellschaft für Freiheitsrechte freier Datenschutzbeauftragter, Mitglied NKR) und Katja Wilken (Bundesverwaltungsamt).

In dem Best-Practice-Dialog diskutierten Mareike Mellinghoff und Julian Georg gemeinsam mit Dr. André Göbel (Präsident FITKO), Dr. Moritz Karg (Staatskanzlei Schleswig-Holstein), Jennifer Runte (Stadt Hamburg) und Dr. Matthias Dahlke (Staatskanzlei Brandenburg) über die Bedeutung und Umsetzung einer handlungsleitenden Strategie.

Seitens Cassini wurde zu Beginn nebenstehende Erfolgsfaktoren für eine handlungsleitende Strategie vorgestellt.

Anschließend stellten die Panelist*innen die jeweilige Digitalstrategie sowie die eigenen Erfolgsfaktoren vor. Dr. Dahlke betone die zentrale Koordination und Steuerung, sowie die Meilensteinplanung mitsamt des Monitorings der Ziele, die zudem auch politische Relevanz für die Strategie erzeugen. Für Frau Runte war die Bottom-up-Erarbeitung der Strategie in einem partizipativen Prozess entscheidend. Zudem sei die Benennung konkreter Maßnahmen und die Bereitstellung eines zentralen Digitalisierungs- und IT-Budgets für den Erfolg der Strategie in Hamburg relevant. Dr. Karg legte den iterativen Strategieansatz aus Schleswig-Holstein dar und betonte, dass eine Digitalstrategie nur gemeinsam unter Einbindung der Ressorts erfolgreich sein kann. Schließlich unterstrich Dr. Göbel, dass der Prozess der Strategieerarbeitung insbesondere bei einer föderalen Digitalstrategie entscheidend ist. Das fertige Papier sei der „Nordstern“, auf den sich alle geeinigt haben.

In der Diskussion wurde auch die Relevanz von KPIs und Messbarkeit von Zielen abgewogen und die Frage behandelt, ob für eine partizipative Strategieerstellung die passende Kultur und das Mindset in der Verwaltung vorherrschen muss, oder ob der Prozess selbst eine Mindset-Veränderung anstoßen kann.

Im Ergebnis hat der Diskurs folgende Impulse mitgegeben:

• Die Nutzung von KPIs und Messbarkeit von Zielen ist wichtig, aber nicht um des Messens Willens, sondern, um Indikatoren in konkrete Handlungen umzuwandeln.
• Die iterative Fortschreibung und Nachjustierung der Inhalte ist notwendig und sollte von Beginn an mitgedacht werden.
• Eine Strategie kann nur Wirkung entfalten, wenn sowohl die Führungseben als auch die Fachbereiche inkludiert und mitgenommen werden.

In Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) präsentiert das Zukunftsforum den aktuellen Stand zum OZG 2.0. Es greift die Debatte auf und kommentiert diese sowohl kritisch als auch konstruktiv, so auch Salma Nosseir.

„Die OZG-Umsetzung der letzten Jahre hat aus Digitalisierung eine Querschnittsaufgabe der Verwaltung gemacht. Das ist ein wichtiger Meilenstein, aber auch ein Transformationsprozess, der als solcher behandelt werden muss. Natürlich braucht es technologische, rechtliche, organisatorische und finanzielle Rahmenbedingungen. Um aber alle betroffenen und beteiligten Menschen mitzunehmen, reichen diese nicht aus. Digitalisierung ist Veränderung, sie kann Widerstände und Ängste erzeugen. Deshalb dürfen wir uns nicht in unseren Echokammern verlieren. Wenn wir Ende-zu-Ende richtig machen wollen, wird es den Arbeitsalltag von Verwaltungsmitarbeitenden maßgeblich verändern. Für diesen Transformationsprozess müssen wir die Räume für einen Austausch auf Augenhöhe schaffen. Ehrliche und offene Kommunikation, auch zu Fehlern und Lessons Learned, schafft Vertrauen. Und Vertrauen ist das Erfolgsrezept für die erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb und zwischen föderaler Ebenen.“

Im Plenum wirkten ebenfalls mit: Gitta Connemann (Mittelstands- und Wirtschaftsunion), Jens Fromm (govdigital), Dr. Andreas Gehlert (Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat), StS Bernd Schlömer (Sachsen-Anhalt), Stefan Stiel (Seven Principles) und Marcus Warnke (mgm). Es moderierte Miriam Marnich (DStGB).