Eine Frage der Rezeptur – So sorgen Sie für eine effiziente IT-Strukturierung

Ein klassischer IT-Servicekatalog besteht aus technischen und Business Services. Im Kern sind technische Bausteine das Fundament, auf dem Business Services aufbauen. Eine anschauliche Analogie hierzu könnte das Gericht „Spaghetti Pomodoro“ sein: Der Business Service entspricht diesem Gericht, das der Kunde auf der Speisekarte findet. Er sieht den Preis für das komplette Gericht und muss es nicht aus den Einzelbestandteilen zusammensetzen. Die technischen Services hingegen sind vergleichbar mit den Zutaten, die für die Zubereitung des Business Services benötigt werden. Das umfasst nicht nur die Spaghetti selbst, sondern auch die Tomatensauce, die wiederum aus verschiedenen Komponenten wie frischen Tomaten, Olivenöl und frischen Kräutern besteht.

Der Servicekatalog selbst folgt einem ähnlichen Prinzip. Hierbei fungieren die technischen Services als die grundlegenden Bausteine für die Business Services. Die Definition der technischen Services kann in verschiedenen Detailierungsgraden erfolgen. Als Beispiel dient der technische Baustein „Mobile Device Management“, der wiederum auf dem Baustein „Managed Server“ aufbaut. Dieser wiederum konsolidiert technische Bausteine wie das Rechenzentrum-LAN, das zentrale Rechenzentrum und virtuelle Server.

Um auf die Analogie zurückzukommen: Die interne IT-Abteilung übernimmt die Rolle des Kochs. Sie verfügt über das Fachwissen und das Prozesswissen aus dem Business, um die richtigen Bausteine aus dem technischen Servicekatalog auszuwählen und zu kombinieren, um hochwertige Services im Business Servicekatalog bereitzustellen. Diese Bausteinlogik ermöglicht eine hohe Transparenz und Flexibilität. Die Vorleistungen, die zur Erstellung eines technischen Services wie „Mobile Device Management“ erforderlich sind, werden mit ihren individuellen Kosten, Service Levels und technischen Spezifikationen berücksichtigt. Auf diese Weise können Vollkosten für jeden einzelnen Baustein transparent definiert werden. Die Fachbereiche können die benötigten Services über den Business Servicekatalog zu klar definierten Kosten und Servicequalitäten auswählen. Dabei ermöglicht der Business Servicekatalog auch unterschiedliche Ausprägungen eines Business Services, beispielweise nach Land. 

In Unternehmen werden eine Vielzahl von Business Services genutzt und es stellt sich die Frage, ob alle diese Services im Servicekatalog aufgeführt sein müssen. Die klare Antwort lautet nein. Wie bei jedem Instrument zur Steuerung und Kontrolle ist es entscheidend, die richtige Balance zu finden. Nehmen wir als Beispiel individuelle Workplaces, die von nur wenigen Anwendenden genutzt werden. Diese müssen nicht zwangsläufig im Servicekatalog aufgeführt sein. Die Aufnahme solcher Services in den Servicekatalog würde in der Regel mehr Aufwand verursachen als Nutzen generieren.

Die strategische Auswahl von IT-Services, die häufig verwendet werden und eine hohe Relevanz für die Wertschöpfung und Kernprozesse des Unternehmens haben, ist von großer Bedeutung. Diese Services sollten zweifellos im Servicekatalog aufgeführt sein, da sie die Grundlage für eine optimierte und standardisierte Leistungserstellung bilden. Gehen Sie also weitsichtig vor, wenn Sie Services identifizieren und definieren. Fokussieren Sie auf diejenigen Dienstleistungen, die den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen und eine effiziente Servicebereitstellung gewährleisten.

Ein Servicekatalog, oft als ein zentrales Element im Management von IT-Services, bietet eine Fülle von Vorteilen, die die Effizienz und Transparenz in der IT maßgeblich steigern. 

1. Ein guter erster Schritt zur Strukturierung der IT

Die Implementierung eines Servicekatalogs ist ein wichtiger erster Schritt in Richtung einer strukturierten IT-Umgebung. Ein Servicekatalog hilft dabei, die Vielfalt der verfügbaren IT-Services zu organisieren und zu dokumentieren. Dies schafft die Grundlage für eine klare und geordnete IT-Landschaft, in der Ressourcen und Services systematisch verwaltet werden können.

2. Basis für verursachungsgerechte Verrechnung und Transparenz

Für das Business erleichtert der Servicekatalog den Prozess der Auswahl von IT-Services erheblich. Er bietet eine klare, leicht verständliche Übersicht über die verfügbaren Dienstleistungen, einschließlich detaillierter Beschreibungen und Leistungsparameter. Dadurch können Geschäftsbereiche ihre IT-Anforderungen präziser formulieren und passende Services auswählen, die ihren Bedürfnissen entsprechen.

Der Servicekatalog bildet zudem die Grundlage für eine verursachungsgerechte Verrechnung von IT-Services. Durch die detaillierte Dokumentation der verschiedenen Services können die Kosten genau den verursachenden Einheiten oder Abteilungen zugeordnet werden. Dies schafft nicht nur finanzielle Transparenz, sondern ermöglicht auch eine präzisere Budgetplanung und -kontrolle.

3. Klare und verbindliche Verantwortlichkeiten in der IT

Für die IT selbst schafft die Festlegung der Servicespezifikationen im Servicekatalog eine Grundlage für die effiziente Leistungserstellung. Klare Vorgaben und Standards erleichtern die Servicebereitstellung und -verwaltung erheblich, wodurch Zeit und Ressourcen eingespart werden können. Dies führt zu einer erhöhten Effizienz und ermöglicht es der IT-Organisation, sich auf Innovationen und die Bereitstellung qualitativ hochwertiger IT-Services zu konzentrieren.

Die Strukturierung eines Servicekatalogs führt zu klar definierten und verbindlichen Verantwortlichkeiten innerhalb der IT-Abteilung. Jeder Service wird einem bestimmten Verantwortlichen zugeordnet, der für dessen Bereitstellung und Pflege verantwortlich ist. Dies fördert die Effizienz und Verlässlichkeit der IT-Services und verhindert Doppelarbeit oder unklare Zuständigkeiten.

4. Marktübliche Strukturierung zur Kostenkontrolle

Durch die Anwendung marktüblicher Strukturierungsprinzipien für IT-Services im Servicekatalog wird es möglich, die Marktüblichkeit der IT-Kosten leichter zu bestimmen. Dies sorgt für eine bessere Kontrolle und hilft, Kosten zu optimieren. Die Identifizierung solcher Services, die überdurchschnittlich hohe Kosten verursachen, kann zu gezielten Verbesserungsmaßnahmen führen, was letztendlich zu mehr Effizienz in der IT beiträgt.

In der Welt der IT ist der Servicekatalog nicht nur eine Liste von Dienstleistungen; er ist das Herzstück einer effizienten IT-Strukturierung. Von der klaren Unterscheidung zwischen technischen und Business Services bis zur strategischen Auswahl und Umsetzung bietet der Servicekatalog ein mächtiges Werkzeug zur Steigerung von Effizienz und Transparenz in Ihrer IT-Landschaft.

Die Kunst der Servicekatalogisierung, vergleichbar mit einem sorgfältigen Koch, der die richtigen Zutaten auswählt, ermöglicht es, maßgeschneiderte Business Services zu schaffen. Doch die Balance ist entscheidend: Nicht jeder Service muss im Katalog aufgeführt sein, sondern die Auswahl sollte auf jene Dienstleistungen fallen, die einen maximalen Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten.

Cassini steht Ihnen als kulinarischer Berater zur Seite, um Ihre IT-Services zu identifizieren und zu definieren. Unsere Expertise fokussiert sich darauf, Ihren Servicekatalog auf die Dienstleistungen zu trimmen, die nicht nur eine effiziente Servicebereitstellung gewährleisten, sondern auch einen nachhaltigen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.