Moderne, effiziente, nachhaltige und datenbasierte Unternehmenssteuerung durch Business Intelligence

Business Intelligence kann als ein reibungsloses Zusammenspiel von verschiedenen IT-Komponenten betrachtet werden, die Unternehmensdaten speichern, verarbeiten und diese maßgeschneidert für sowohl interne als auch externe Stakeholder übersichtlich als einzelne Dashboards oder komplexe Berichte darstellen. Mittlerweile gibt es ein großes Angebot an unterschiedlichen BI-Tools, die bereits Antworten auf verschiedene Bedürfnisse liefern und Erwartungen erfüllen.

Dazu können Daten aus unterschiedlichen Quellen und unterschiedliche Datentypen zählen:

• Aktuelle und historische Daten
• Sowohl unternehmensinterne als auch -externe Daten
• Strukturierte, semistrukturierte und unstrukturierte Daten (z.B. für Machine Learning Zwecke )

Mitarbeitende können anhand der bereitgestellten Informationen eine schnelle Ad-hoc-Auswertung vornehmen, die ihnen verschiedene Handlungsoptionen aufzeigt und es ihnen ermöglicht, datenbasiert auf die Situation zu reagieren.

Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus Business Intelligence und der Datenanalyse eröffnen sich dem Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, wie zum Beispiel:

• Herausforderungen und Handlungsfelder festlegen
• Aktuelle Markttrends erkennen
• Potenzielle Umsatzchancen ausloten
• Geschäftsstrategien schärfen
• Ursachenanalyse effizient durchführen
• Wettbewerbslandschaft analysieren

Der Einsatz von Business Intelligence wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv auf das Unternehmen aus. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Prozessoptimierungen für eine gesteigerte Effizienz
• Kostenersparnisse durch Synergien in verschiedenen Unternehmensbereichen
• Entscheidungsfindung basierend auf Fakten und Daten
• Verbesserte Sicherheit und Compliance durch höhere Datenqualität
• Markt- und Wettbewerbsanalyse durch Integration externer Quellen
• Echtzeit-Analyse durch Live-Datenanbindung
• Früherkennung von Chancen und Risiken dank sofortiger Analyse
• Vereinfachte Zugänglichkeit von Unternehmensinformationen

Business Intelligence hilft Ihnen also dabei, datengetriebene und faktenbasierte Unternehmensentscheidungen dank Echtzeit-Auswertungen und -Vergleichen sowie automatisierten Entscheidungsvorlagen zu treffen.

Sie wissen jetzt also, was BI-Tools sind und wie Sie Ihr Unternehmen unterstützen können. In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen anhand einiger Beispiele das breite Spektrum an Anwendungsfällen erläutern, wofür Business Intelligence im Unternehmen eingesetzt wird.

• Strategisches Controlling: Mithilfe von BI können langfristige Unternehmensziele stetig verfolgt und deren Erreichung überprüft werden. Eine Vielzahl an Datenquellen ermöglicht die genaue Ursachenanalyse und lässt auf einen Blick erkennen, wo nachgesteuert werden muss. Das Fortschrittstracking kann zusätzlich mit automatisierten Berichten und Frühwarnsignalen vereinfacht werden.
• Mitarbeiter-Performance: Jeder Mitarbeitende im Unternehmen hat eigene Ziele und Performance-Indikatoren, die für ihn relevant sind. Es kann sich um administrative Kennzahlen handeln, wie verbleibende Urlaubstage oder Verfügbarkeiten, oder um performanceorientierte, wie Auslastung oder vorgenommene Schulungen. Somit ist der Mitarbeitende stets auf dem neuesten Stand und kann beurteilen, ob seine quantitativen Ziele erreicht werden. Gleichzeitig erhalten Vorgesetzte einen übersichtlichen Status zu jedem Mitarbeitende und können somit Verbesserungsmaßnahmen treffen, um die Zusammenarbeit noch besser zu gestalten.
• Gesamtunternehmenssteuerung: Ausgebaute BI-Systeme sind in der Lage, sowohl interne als auch externe Unternehmensdaten zu verbinden. Auf der Managementebene lassen sich somit standardisierte Berichte mit Daten in gleicher Qualität bereitstellen, wie die selbst im Self-Service erstellten Auswertungen auf der untersten Ebene in einzelnen Fachbereichen. Basierend auf ausgearbeiteten Schwellenwerten und Zielen kann jeder Zugriffsberechtigte die Lage des Unternehmens durch Ampelindikatoren erkennen oder, wenn gewünscht, sogar automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, falls gewisse Werte überschritten werden.
• ESG-Governance: BI kann auch dabei helfen, Geschäftsrisiken zu quantifizieren und somit negative Effekte bei Nichtbeachtung spezifischer Vorgaben verhindern. Auch die ESG-Faktoren können auf diese Art und Weise getrackt werden. Bei Festlegung relevanter Werte und ständiger Überwachung derselben wird ein System erstellt, wodurch alle Stakeholder darüber informiert sind, ob die Nachhaltigkeitsvorhaben tatsächlich eingehalten werden oder ob sie sogar übertroffen werden können. Die Überwachung kann völlig autonom und somit sehr preiswert erfolgen. Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen in dem Gebiet ist somit auch vereinfacht und transparent. Das beeindruckt immer noch die Prüfer und Aufsichtsorganisationen, da jeder Wert verfolgt und nachgeprüft werden kann.

Die Suche nach dem richtigen Business Intelligence Tool ist für Unternehmen oftmals ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie identifizieren, was Ihr Unternehmen eigentlich benötigt. Um dies zu beantworten und das richtige BI-Tool auszuwählen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Was möchten Sie haben und was können die BI-Tools neben dem Controlling liefern?
• Bietet das Tool die notwendige Sicherheit/Compliance, die Sie benötigen?
• Wo werden Ihre Daten gespeichert?
• Welche technischen bzw. fachlichen Anforderungen gibt es?
• Können Sie Erkenntnisse problemlos teilen?
• Sollten vorgefertigte Dashboard gebaut werden oder wollen wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, eigene Auswertungen im Self-Service zu erstellen?
• Passt die Preisstruktur zum Unternehmensbudget?

Da beispielsweise Excel im Unternehmensalltag ein zentrales Werkzeug darstellt, wird BI anfangs durch ausgebaute Excel-Anwendungen simuliert. Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich über diese Software verwertbare Datenanalysen und Datenvisualisierungen erstellen. Als Interimslösung ist Excel durchaus empfehlenswert, aber allein wegen des fehlenden Datenschutzes, mangelnder Performance und des hohen Pflegeaufwands ist von einem langfristigen Einsatz abzusehen.

Suchen Sie eine nachhaltige Lösung, führt kein Weg an einem speziellen BI-Tool vorbei. Diese bieten beispielsweise durch die Live-Anbindungen und der Drill down- und Drill through-Funktion eine ideale Grundlage, um eine zukunftsorientierte Strategie zu erstellen. Außerdem ist die Compliance gegeben, womit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, um nur einige Beispiele zu nennen.

Jetzt haben Sie einen Einblick in die Definition einer Business-Intelligence-Strategie gewonnen. Zukünftig wird es für Unternehmen immer wichtiger sein, sich mit Predictive Analytics gegen bevorstehende Herausforderungen zu wappnen. Wobei sie durch datengestützte Prognosen Ihre Weichen für morgen stellen.

Parallel dazu wird der bewusste Umgang mit Datenschutz und Ethik immer bedeutsamer, um Vertrauen und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Und vergessen Sie nicht: Auch KI und Machine Learning entwickeln sich weiter und nehmen vermehrt Einfluss auf Business Intelligence. Deshalb ist es unerlässlich, bei diesem Thema auf dem Laufenden zu bleiben.