Dienstleister in Digitalisierungsprojekten zielgerichtet steuern

Die Idee, sich für Digitalisierungsprojekte externe Unterstützung zu holen, sei es beratend oder liefernd, ist nicht neu. Die zielgerichtete Steuerung von Dienstleistern gewinnt auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr an Bedeutung. Die Gründe hierfür sind vielfältig:

Die Komplexität von Digitalisierungsprojekten nimmt stetig zu. Das liegt einerseits an kürzeren Innovationszyklen und immer neuen rechtlichen Vorgaben, aber auch an den steigenden Anforderungen der Gesellschaft an die öffentliche Verwaltung. All das erzeugt eine Menge Koordinierungsaufwand.

In der Regel gibt es nicht mehr nur „den einen“ Dienstleister, der alle Leistungen (fachlich, methodisch, technisch) aus einer Hand bietet. Systemhäuser liefern in der Regel fertige Produkte. Beratungsunternehmen bieten passgenaue, flankierende Beratungsleistungen und das notwendige Prozess- und Projektmanagement. Infolgedessen sind zahlreiche Dienstleister in Projekten tätig, die entsprechend gesteuert und orchestriert werden müssen.

Eine größere Anzahl an Dienstleistern optimal zu steuern, gestaltet sich oftmals schwierig: Je mehr Berater und Lieferanten tätig sind, desto stärker nimmt die Steuerungsfähigkeit ab. Um hier positiv entgegenzuwirken, sollte sich das Vorgehen darauf ausrichten, sowohl die Effizienz als auch die Effektivität zu sichern – durch die entsprechenden Instrumente und Methoden auf Seiten der Auftraggeber, welche wir im Folgenden vorstellen werden.

Durch die steigenden Anforderungen und Aufgaben in öffentlichen Verwaltungen und dem daraus resultierenden Personalmangel sind die Methoden oft nicht flexibel abrufbar.

Je komplexer (und teurer) Projekte werden, desto höher werden die Anforderungen an Compliance und Revisionssicherheit. Diesen sind nicht nur die Auftraggeber-Organisationen unterworfen, sondern auch die Dienstleister, wenn sie Unterstützungsleistungen erbringen.

In den Beratungsprojekten zur Dienstleistersteuerung, die Cassini Consulting bisher begleitet hat, wie zum Beispiel im Kontext Netze des Bundes, im Rahmen der IT-Konsolidierung Bund sowie bei aktuellen Mandaten zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), haben wir unser Augenmerk auf die verschiedenen Steuerungsdimensionen und die oben genannten Herausforderungen gelegt. So konnten wir die Projektorganisation entsprechend anpassen und zielgerichtet aufsetzen. Im Ergebnis verliefen die Projekte, entsprechende Abstimmungs- und Controlling-Zyklen als auch die Interaktion mit projektkritischen Stakeholdern reibungsfreier und kooperativer als zuvor.

Diese Artikelreihe spiegelt die Summe der Erfahrungen vieler Cassini-Beratungsmandate unter Beteiligung von zu steuernden Dienstleistern wider und soll Ihnen Impulse für die Diskussion, Konzeption und Umsetzung liefern. Als Veranschaulichungsbeispiel dient uns der Dienstleister-Lebenszyklus (Artikel eins) mit seinen fünf aufeinanderfolgenden Phasen. In Artikel zwei stellen wir den Cassini Dienstleister-Steuerungs-Ansatz vor und illustrieren die fünf von uns identifizierten Steuerungsdimensionen des „Reglers“ in den Artikeln drei bis sieben. In Artikel acht veranschaulichen wir das Modell anhand eines Anwendungsbeispiels.