Mandatierung – Was darf ein Dienstleister dürfen?
Welchen Auftrag soll der Dienstleister im Interesse seines Auftraggebers ausführen? Welche Kompetenzen werden ihm innerhalb seines Wirkungsfeldes zugestanden? Diese Fragestellungen und die daraus resultierenden Gestaltungs- und Steuerungskompetenzen regelt die Mandatierung des Dienstleisters und bietet neben den vertraglichen Bedingungen den gestalterischen Rahmen, in welcher Intensität und Rolle der Dienstleister zur erfolgreichen Umsetzung seines Mandats in die Organisation des Auftraggebers zu integrieren ist.
Die verschiedenen Ebenen der Mandatierung
Ausprägungsmerkmale der Steuerungsgrößen: Fachlichkeit oder Steuerung?
Einfluss des Vorgehensmodells zum Projektmanagement hinsichtlich der Mandatierung – ein Beispiel
Praxistipp
Auftraggeber (Bedarfsträger) und Auftragnehmer sollten die Kernfragen rund um die zu erbringende Dienstleistung gemeinsam besprechen und schärfen. Zeitlicher Versatz zwischen Beschaffung und Beauftragung sowie inhaltliche Abweichungen oder Unklarheiten zwischen den einzelnen Mandats-Ebenen führen zwangsläufig zu erneutem Abstimmungsbedarf kurzfristig vor Dienstleistungsbeginn.
Kernfragen
Gesamtergebnis und Abgrenzung (Was?)
Was genau (Gesamtergebnis) soll mit welchen Zielgrößen erreicht werden? Was muss das Gesamtergebnis mindestens leisten, was nicht (Minimum Viable Product / Scope)? Was soll innerhalb des Auftrags unbedingt vermieden werden (Politische Einflüsse, kritische Themen, Governance)? Welche bestehnenden Elemente sollen unbedingt erhalten bleiben?
Übergeordnete Ziele und Strategie (Wozu?)
Zu welchem Zweck soll das zu erzielende Ergebnis verwendet werden?
Initiative und Ursprung (Warum?)
Was ist der Anlass zur Erzielung dieses Gesamtergebnisses?
Zeitliche Implikationen (Wann?)
Zu welchem Zeitpunkt müssen welche Ergebnisse geliefert werden? Welche zeitlichen Abhängigkeiten sind bereits bekannt?
Adressaten- und Nutzerkreis (Wer?)
Wer ist in die Umsetzung zu involvieren? Wer ist von den Änderungen, welche das (Gesamt-)ergebnis mit sich bringt, betroffen? Wer soll es nutzen?
Praxistipp Weichenstellung für den Dienstleister-Einsatz:
Der Auftraggeber sollte rechtzeitig vor Dienstleistungsbeginn klären, welche Steuerungsebenen mit dem /den einzusetzenden Dienstleister/n agieren werden. Im Dialog mit dem betroffenen Personenkreis bedarf es Klarheit in folgenden Punkten:
- Wie hoch ist der zu erwartende Steuerungsbedarf des Dienstleisters?
- Kann die kontinuierliche Steuerung durch interne Ressourcen gewährleistet werden?
- Soll der Dienstleister die Leistungen in Form einer „verlängerten Werkbank“ erbringen oder selbst steuernd tätig sein?
- Wenn der Dienstleister selbst steuernd tätig sein soll, wie weitreichend darf er mit Kompetenzen ausgestattet sein (Organisationsvorgaben und Regularien, mögliche Auswirkungen auf interne Mitarbeiter)?
- Wie umfassend müssen die Kompetenzen des Dienstleisters ausgeprägt sein, um effektiv und effizient leisten und liefern zu können?
- Welche Berichts- und Eskalation-Hierarchie hat der externe Dienstleister einzuhalten?
- Wie wird der Einsatz des externen Dienstleisters an die betroffenen Mitarbeitenden der Umsetzungs-Ebene kommuniziert?
