Einbettung des Lebenszyklus und der Regelgrößen – Ein Praxisbeispiel

Die Idee, sich für Digitalisierungsprojekte externe Unterstützung zu holen, sei es beratend oder liefernd, ist nicht neu. Die zielgerichtete Steuerung von Dienstleistern gewinnt auch in der öffentlichen Verwaltung immer mehr an Bedeutung. Eine größere Anzahl an Dienstleistern optimal zu steuern, gestaltet sich aber oftmals schwierig: Je mehr Berater und Lieferanten tätig sind, desto stärker nimmt die Steuerungsfähigkeit ab. Wie Sie hier positiv entgegenwirken, stellen wir Ihnen in dieser Artikelreihe vor.

Um Stellschrauben oder „Regler“ für die Dienstleister-Steuerung und deren Ausprägung ableiten zu können, sollte die Beziehung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer zunächst strukturiert werden. Aus zahlreichen Beratungsprojekten hat Cassini Consulting ein entsprechendes Phasenmodell entwickelt.

In jeder Phase des Dienstleiser-Lebenszyklus gibt es Ausprägungsmerkmale oder sog. „Regler“ zur Steuerung von Dienstleistern (DL). Der Cassini Dienstleister-Steuerungs-Ansatz stellt dabei ein flexibles Modell für die sachgerechte Dienstleister-Steuerung und ein mögliches Kooperationsmodell zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dar.

Grundsätzlich lässt sich zwischen zwei Vertragstypen unterscheiden – der Vergütung zum Pauschalfestpreis, was auch als „Gewerk“ bezeichnet wird, sowie der Vergütung nach Aufwand, welche als „Zeit & Material“ häufig bei der Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt wird.

Je nach identifiziertem Bedarf, Risikoaffinität des Auftraggebers und Angebot am Markt kann eine Single-Vendor- oder eine Multi-Vendor-Strategie verfolgt werden.

Vorgehensmodelle unterstützen hinsichtlich der Strukturierung, und damit der erfolgreichen Realisierung von Projekten. Aber welches ist das richtige für mein Projekt?

Welchen Auftrag soll der Dienstleister im Interesse seines Auftraggebers ausführen? Welche Kompetenzen werden ihm innerhalb seines Wirkungsfeldes zugestanden? Diese Fragestellungen und die daraus resultierenden Gestaltungs- und Steuerungskompetenzen regelt die Mandatierung des Dienstleisters.

Die Integration eines Dienstleisters wird zum Beispiel von der Bereitstellung von Informationen an die Dienstleister, der Verankerung in Prozesse oder auch der gegenseitigen Feedbackkultur beeinflusst. Dieser Artikel stellt fünf Aspekte dar, wie Dienstleister zielführend integriert werden können.